El 80 % de los ingenieros civiles y arquitectos no hacemos bien los presupuestos de obra

¿El 80% de los ingenieros civiles y arquitectos no hacemos bien los presupuestos de obra?

Un constructor que no realiza un presupuesto de obra bien elaborado corre el riesgo de enfrentarse a diversas consecuencias negativas, entre ellas:

Pérdida de dinero: Si el presupuesto de obra no se realiza adecuadamente, es posible que los costos reales de la construcción superen significativamente los costos estimados. es como ir de compras sin revisar las etiquetas de precios. Puedes encontrarte con sorpresas desagradables al momento de pagar la cuenta y acabar sin dinero para terminar el proyecto.

Conflictos con los clientes: Un presupuesto de obra mal elaborado puede generar desacuerdos con los clientes, especialmente si el costo final de la construcción supera el presupuesto original. Esto puede dañar la reputación del constructor y afectar su capacidad para conseguir nuevos proyectos.

Reducción de la calidad de la construcción: Si el presupuesto de obra no tiene en cuenta todos los costos necesarios para una construcción de calidad, el constructor en el escenario más negativo, como mala práctica para ajustarse al monto del presupuesto, puede reducir la calidad de los materiales o la mano de obra utilizada en el proyecto.

En definitiva, es importante que los constructores realicen presupuestos de obra detallados y precisos para evitar estos riesgos y garantizar la calidad y rentabilidad de sus proyectos.

A continuación, mencionaré algunos de los puntos más importantes a llevar a cabo para realizar un presupuesto de obra correcto.

1. Definir los alcances del proyecto con el cliente
2. Elabora un proyecto bien definido
3. Generar un catálogo de conceptos en función al proyecto
4. Realizar los números generadores de obra
5. Analizar los precios unitarios de los conceptos que integran el catálogo de conceptos
6. Cotizar los insumos con al menos 3 proveedores distintos
7. Análisis de los indirectos de obra
8. Utilidad y ajuste de la propuesta

A continuación desarrollaremos cada uno de ellos

1.- Definir los alcances del proyecto con el cliente

Este proceso implica identificar los objetivos del proyecto y comprender cómo se relacionan con los objetivos generales del cliente, definir las características specíficas del proyecto, como su tamaño, ubicación, funcionalidad, requisitos técnicos y establecer las limitaciones del proyecto.

Comunicar claramente las expectativas al cliente es también una parte fundamental de este proceso, lo que implica asegurarse de que el cliente comprenda que se está proyectando, lo que se planea ejecutar y lo que se espera de él. Este paso permite establecer una relación clara y transparente con el cliente y garantizar que el proyecto se complete de acuerdo a lo acordado. Imagina que vas a construir una alberca en tu patio. Si no defines bien los alcances del proyecto, podrías terminar con una alberca que parece más un charco que una alberca olímpica.

Para evitar esto, necesitas identificar tus objetivos, ¿quieres una alberca pequeña solo para refrescarte? ¿O una grande para hacer competencias de nado con tus amigos? Después, debes definir las características de la alberca, ¿de qué tamaño la quieres? ¿Qué profundidad? ¿Quieres que tenga luces? Y, por último, debes establecer las limitaciones, ¿cuánto dinero estás dispuesto a gastar? ¿Cuándo necesitas que esté lista?. Si no haces esto, podrías terminar con una alberca que no cumple con las expectativas.

2.- Elabora un proyecto bien definido

A menudo, los propietarios de los proyectos, especialmente los particulares, no dan la debida importancia a los estudios y planos que se necesitan para llevar a cabo una construcción de calidad.

Esto se debe en gran medida a que muchas personas subestiman la complejidad de los procesos de construcción y piensan que pueden ahorrar dinero saltándose algunos de los pasos fundamentales, como la elaboración de un proyecto bien estructurado. Sin embargo, esto puede ser un gran error.

Un buen proyecto ejecutivo es crucial para el éxito de cualquier proyecto de construcción, ya que permite a los constructores entender y planificar adecuadamente cada fase del proyecto. Esto incluye la elaboración de planos arquitectónicos y estructurales, la evaluación de las condiciones del terreno y la selección de los materiales adecuados.

Si ponemos el ejemplo de una casa, un buen proyecto te permite tener una idea clara de cómo será tu casa, cómo se distribuirán los espacios, qué materiales se utilizarán y cuál será el costo total de la construcción. Además, un proyecto bien definido te permitirá ajustarte a tu presupuesto y evitar sorpresas desagradables en el futuro.

Por esta razón, siempre es recomendable invertir en un proyecto ejecutivo de calidad antes de iniciar cualquier construcción. De esta manera, se aseguran de que su proyecto se planifique y ejecute de manera efectiva, con menos probabilidades de enfrentar problemas y costos adicionales debido a problemas imprevistos en el futuro. Al final, invertir en un proyecto ejecutivo bien estructurado puede ahorrar tiempo y dinero a largo plazo.

3.- Generar un catálogo de conceptos en función al proyecto

Hoy en día es común ver catálogos de conceptos poco detallados y con omisiones de conceptos, lo cual en ocasiones puede jugar en nuestra contra porque podemos omitir trabajos que nos terminan costando, la persona que elabora el catálogo de conceptos tiene que ser una persona capacitada, con la experiencia en el tipo de obra, que conozca el proceso constructivo que la obra demanda y que tenga el conocimiento necesario para desglosar los conceptos que se requieren para la respectiva ejecución.

El catálogo de conceptos es un documento que detalla de manera específica todos los trabajos y materiales que se necesitan para realizar la obra en cuestión. Este documento se elabora a partir del proyecto ejecutivo, y debe ser lo suficientemente detallado para que no haya dudas sobre qué trabajos y materiales se incluyen en el presupuesto.

En el catálogo de conceptos se deben incluir todas las partidas necesarias para realizar la obra, se deben especificar los materiales que se utilizarán, las cantidades necesarias, las unidades y los precios unitarios. Es importante que el catálogo de conceptos sea claro y preciso, ya ¿ que de él se derivará el costo total de la obra. Si se omiten algunos trabajos o materiales, o si no se especifican correctamente, esto puede afectar el costo total del proyecto y generar confusiones y retrasos en la obra.

4.- Realizar los números generadores de obra

Los números generadores de obra, son importantes para poder complementar un catálogo de conceptos. Ya que con estos últimos determinamos el volumen por unidad de medida que se requiere ejecutar para cada uno de los conceptos que conforman el catálogo de conceptos que la obra demanda.

Pero, ¿Qué son los números generador de obra? Los números generadores son la unidad básica para elaborar un presupuesto de obra, ya que ellos forman prácticamente el 50% del presupuesto. Son los resultados obtenidos de la cuantificación de superficies o volumetrías de obra referenciados por ejes, cotas o tramos.

El calcular los volúmenes que el proyecto demanda nos ayuda a establecer un presupuesto lo más cercano posible a la realidad, el quedarnos cortos en cuanto a volúmenes de obra, nos podría generar una perdida, es decir, proyectar un monto menor al que nos costará realmente la obra, por otra parte el considerar volúmenes mayores, en comparación a los volúmenes reales que el proyecto demanda, nos hace encarecer el presupuesto de obra, por lo anterior siempre es recomendable realizar los números generadores de obra en cada proyecto, de manera consciente y responsable ya que es un punto medular en un presupuesto de obra.

5.- Analizar los precios unitarios de los conceptos que integran el catálogo de conceptos

Me ha tocado que muchos ingenieros y/o arquitectos no estudian de manera detallada los análisis de los precios unitarios. Como mala práctica preguntan el precio unitario a conocidos o en el peor de los casos toman el dato de alguna publicación en internet, sin tener un análisis que respaldo el precio unitario utilizado.

Los precios unitarios son los costos individuales de cada concepto que integran el catálogo de conceptos del proyecto, en donde en cada análisis se define la cantidad de material o materiales que demanda el concepto, la mano de obra y la maquinaria y/o equipo.

Para analizar los precios unitarios, es necesario tener una comprensión clara de los requisitos y especificaciones del proyecto, así como de cada concepto en cuestión. Una vez que se tiene esta información, se pueden determinar los costos unitarios asociados con cada uno de los conceptos, calculando la cantidad de materiales, mano de obra, y maquinaria y/o equipo necesario para llevar a cabo cada actividad.

Para determinar los precios unitarios, es necesario utilizar datos precisos, como los costos de los materiales, los precios de la mano de obra, y los tiempos de ejecución. También se pueden utilizar la experiencia previa del constructor en proyectos similares para estimar los costos.

Es importante tener en cuenta que los precios unitarios pueden variar según la ubicación geográfica del proyecto, el horario de trabajo, las condiciones del sitio de trabajo y hasta del recurso humano con el que se cuente, por mencionar algunos puntos.

Al analizar los precios unitarios, es importante ser minucioso y detallado en el cálculo de los costos unitarios. Un análisis preciso y detallado ayudará a que el presupuesto de obra sea lo más cercano a la realidad y que no haya sorpresas desagradables durante la ejecución del proyecto.

6.- Cotizar los insumos con al menos 3 proveedores distintos

Para tener un presupuesto competitivo y que nos de certeza que tenemos un precio soportado, la herramienta principal que tenemos es cotizar correctamente los insumos de la obra, y me refiero como insumos al material, a la mano de obra y a la maquinaria y/o equipo de construcción, ya que estos representan la gran parte del importe del presupuesto, es recomendable cotizar con al menos 3 proveedores para seleccionar al proveedor con la propuesta más favorable para nosotros. En el tema de la mano de obra, para ajustar la misma tenemos que tener presente el destajo mínimo que podemos pagar, según nuestra experiencia en obras previas.

Siempre para cada presupuesto que se realice es aconsejable cotizar los insumos que la obra demanda, esto con la intención de tener los precios actualizados, mas hoy en día que en tiempos de inflación elevada, subidas y bajadas del precio del dólar, los precios de los materiales pueden presentar una variación más marcada.

Normalmente este paso se omite por temas de tiempo, el presupuesto de obra siempre es para ayer, por lo que no se hace un estudio de mercado correcto, preferible invertir un par de horas o días más al trabajo que representa esta tarea, que invertir pesos o miles de pesos de tu cartera.

7.- Análisis de los indirectos de obra

Los costos indirectos son los gastos generales necesarios para la ejecución de los trabajos no incluidos en los costos directos que realiza el contratista, tanto en sus oficinas centrales como en la obra.

Los costos indirectos de obra incluyen, entre otros, honorarios y sueldos de personal técnico y administrativo, depreciaciones, mantenimiento y rentas de locales, oficinas y/o vehículos, gastos de oficina, seguros y fianzas, por mencionar algunos.

Este análisis es complejo y requiere un estudio detallado, considerando las condiciones y exigencias del trabajo, así como la experiencia del constructor en obras pasadas similares a la que se está analizando. La mayoría de las veces no se hace un análisis minucioso, sino que se considera un porcentaje en particular.

Como práctica común se considera para el tema de los indirectos un porcentaje en función al costo directo, sin un análisis que lo respalde, que a groso modo en la mayoría de los casos se considera un 10% o hasta un 15%, pero este porcentaje puede variar según las condiciones del trabajo en cuestión.

Hay obras en donde según la forma de trabajar de la empresa contratante te exige algunas consideraciones, por mencionar algunas, oficinas en campo, baños portátiles, seguros de responsabilidad social, seguro de riesgo, ingenieros de seguridad, entre otros, que encarece el gasto de indirectos, para el caso lo más recomendable es un estudio y análisis detallado del mismo.

8.- Utilidad y ajuste de la propuesta

La utilidad en una obra es la ganancia que tiene un constructor por realizar su trabajo.

Es necesario que como ingeniero civil o arquitecto pongas especial énfasis en la conformación del presupuesto y el análisis de precios unitarios, ya que, de esto dependen las utilidades o pérdidas que genere la obra.

Recuerda que las inversiones en la industria de la construcción tienen un mayor grado de riesgo que las inversiones convencionales que puedan realizarse en una institución bancaria.

El porcentaje de utilidad puede variar por diversos factores, entre los que se encuentran los siguientes: Monto total de la obra, tipo de trabajo. Pero, el porcentaje de utilidad ronda entre el 10 % del costo de todos los trabajos.

Debido a que normalmente cuando se establece la utilidad en un presupuesto, se usan porcentajes sobre el costo del proyecto. Es típico que el analista de precios al terminar su presupuesto le pregunte al director de la empresa “oiga jefe, ¿cuánto le ponemos de utilidad?” y este le diga “pues ponle un X % como siempre”.

Hacer descuentos al precio calculado con tal de obtener una obra o proyecto es arriesgado ya que el margen de utilidad es engañoso y en un descuido se puede descontar más de lo que se gana.

Por ejemplo, si usted calculó en su estimación que realizar una obra le costará 10 millones de pesos y con un 20% de margen de utilidad cubriría sus objetivos de ganancias, usted tendría que cobrar a su cliente 12 millones de pesos. Imagínese que en la negociación le parece razonable hacerle un descuento al cliente de 10% para cerrar el trato, supone que eso lo dejará con una ganancia de 10%, pero no es así. Si usted descuenta 10% de 12 millones le da 10.8 millones, es decir su ganancia se reduciría a 8%, quiere decir que en lugar de ganar 2 millones de pesos tan solo ganaría 800 mil pesos.